Next Steps

PagerDuty

あなたの最初のレトロスペクティブ#

この時点で、あなたは次は何だろうと思っているかもしれません。最初のレトロスペクティブを行う時間です！始める前に、ミーティングの前に対処しておくべきいくつかの準備事項があります：

使用するツールはいくつかあり、レトロスペクティブが単一の会議室で行われるのか、ハイブリッド/完全リモートなのかによって部分的に導かれます。単一の部屋にいる場合は、ペン、マーカー、紙、ホワイトボードなどの物理的なツールを簡単に使用できます。

しかし、少なくとも1人がリモートの場合は、リモートの人が障壁なく参加できるようにデジタルツールに移行する必要があります。これは主に、ブレインストーミングやホワイトボーディングのためのデジタル代替品になります—例えば、Google Suiteを持っている場合はGoogle Jamboards、または、Stormboard、Trello、および類似のものです。チーム外でも、誰もがアクセスできるようにするために、すでに会社で使用されているツールか、すでに所有している製品スイートのコンポーネントであるツールを使用するのが最善です。ミーティング後、将来の参照のためにノートを保存する共通のツールを選ぶ必要があります。

エンゲージメントのルールは、ミーティングを軌道に乗せるのに不可欠です。簡単に言えば：フィードバックを与えることは難しく、建設的な批判を与えることはポジティブなフィードバックよりも難しいので、人々が開放的になるのを助け、リストのトピックが時間以上の議論を必要とし始めた場合に議論を進め続けるための基本ルールを持つことが不可欠です。また、特にリモートの場合、カメラがオンになっていないか、追跡するタイルの数が多すぎる/誰かがアクティブなスピーカーでない場合に、互いを見ることができない場合に、他の人が自分のフィードバックを終えるのを待っている場合に、自分のフィードバックをいつどのように提供するかを知るのにも役立ちます。それ以上に、レトロスペクティブのエンゲージメントルールには、トピックごとに費やされる時間の上限と、その時間制限をオーバーライドする方法を含めることができます。オーバーライドする必要がある場合は、全体のミーティングを長くしないように、他のトピックの議論時間を短くすることを必ず含めてください。このことや、ミーティングを効率化するための他の懸念事項について考え始めるのに役立つように、PagerDutyコミュニティチームのエンゲージメントルールに基づいた空白のテンプレートがあります。

最後に、ミーティングの前に、誰がファシリテートし、誰がノートを取るかを示します。理想的には、これらの役割はチーム全体に分散されるべきです。チームのメンバーの中には、一方のタスクや他のタスクが得意な人がいるかもしれませんが、レトロスペクティブのプロセスの一部として全員に学び、成長する機会を与えることが重要です。ボランティア（または自発的な告知）がうまくいかないか、不均衡につながる場合は、名前や姓によってローテーションしてみてください。これら2つの役割が何を伴うかは、特にレトロスペクティブにどのように適用されるかについて、少なくともエンゲージメントルールに組み込まれるべきです。

ミーティング#

ついに、ミーティング自体です！ミーティングの目的を要約すると、あなたとあなたのチームは以下の質問に答えるべきです：

  1. 何がうまくいったか
  2. 何がうまくいかなかったか
  3. 何を学んだか
  4. まだ持っている質問は何か

これはポストモーテムとは異なりますが、スコープがより広いため、わずかに異なるだけです。1時間のミーティングを想定すると（より多くまたは少ない時間に調整してください）、あなたのアジェンダは以下のようになるべきです：

上記のアイスブレーカーは、通常はオンボーディングなどを通じて、互いをよりよく知るためのアイスブレーカーのタイプと関連付けられるようなものではありません。主な目的は、ブレインストーミングとフィードバックのフェーズに入る前に、人々が話したり動いたりするようにして、すでにその心の状態になるようにすることです。Among UsやKeep Talking Gameのラウンドなど、多くの会話を含む低ストレスのものであれば何でも構いません。（ゲームの長さのため、これらのゲームのいずれかを選択する場合は、約5分で終わらない可能性が高いため、タイマーを用意してください。）

ブレインストーミングについて：ここでは、ホワイトボード、付箋などを使用して、トップレベルのアイデアを書き始め、正しい領域に配置します。例えば、Trelloを使用している場合、4つの質問それぞれに列を設け、人々が正しい列にアイデアカードを配置することができます。人々は互いのアイデアにゆるやかな注意を払うべきです—重複やマージすべきアイデアはトリアージフェーズで処理できます。

トリアージフェーズの準備ができたら、できるだけシンプルに保ち、慎重を期してください。明らかな重複を解決し、次に（軽い）議論が必要かもしれないチケットのマージに進むのが最も速いかもしれません。トリアージフェーズ中にマージについて議論する時間を費やすよりも、迅速に「賛成」または「反対」するほうが良いです—メインの議論中にさらなるマージや削除が出てくるかもしれません。議論フェーズに進む前に、一貫した指標に従ってアイデアをランク付けするべきです。通常は、議論に必要な時間を「短い」、「長い」、または「その間」と推定するか、相対的な重要性や緊急性によってランク付けします。

さあ、議論しましょう！アイデアチケットを通過するときは、覚えておいてください：

最後のポイントについては、成功した習慣やプロセスを、現在成功していない領域に、意味がある場合に適用しようとするアイデアです。トリアージフェーズで合意した時間の近似値を費やして、チャットを通じた非同期、次のミーティングなど、他の場所でカバーする必要があるトピックを最小限に抑えるようにしてください。トピックのオーバーフローを避けようとすることが重要です。これはレトロスペクティブがすぐに圧倒的になる可能性があるためです。とはいえ、特に新しいプラクティスに適応するときに、自分自身とチームメイトに学びながら猶予を与えることを忘れないでください。LucidChartには、ミーティングにタイムボックスを実装する方法についての優れたブログ投稿があります。

一日の終わりに、まあ、ミーティングの終わりに—一日ではないことを願いましょう！—ポジティブな変化が生じるかどうかを試すためのいくつかのアクションアイテムが必要になります。これらのアクションアイテムがミーティング後のノートに含まれていることを確認してください。開始するためのノートテンプレートが欲しい場合は、こちらにあります。ドキュメントへの読み取りアクセスが必要な他の人のために、専門用語を早めに文書化し始めるべきことに注意してください。前のドキュメントから次のドキュメントにコピーしている場合でも、各ドキュメントの上部に共通の用語を持つ方が簡単です。そうすれば、読者はミーティングノートを理解するために別のドキュメントを調べる必要がありません。可視性の観点から、自由形式のノートの_上に_アクションアイテムを含めるのが簡単だとわかりました。

以上です！各ミーティングの終わりにフィードバックの時間を取ることが重要です。ミーティングは、あなたが学び、変化するニーズに最も合うものを発見するにつれて、あなたとカスタマイズする必要があります。したがって、各ミーティングの終わりに、チームからフィードバックを得てください。プロセスについてどう感じましたか？より効果的にするために何を適応または削除できますか？特にミーティング中に不快だった場合、フィードバックを共有することをより快適に感じるために何を適応または削除できますか？